Synchroniser notre site Web avec notre système interne

« Notre entreprise avait besoin d’un site Web qui permettrait à nos clients d’avoir une vision complète de nos produits, mais aussi de passer et suivre leurs commandes. La problématique principale était que nous utilisions un système Varnet, conçu sur la base de données Progress. Il fallait trouver une façon de rendre l’information accessible sur le Web, mais en gardant notre système local tel quel.
L’équipe de 5Xperts a fait un travail d’analyse exceptionnel afin de trouver la solution la plus appropriée pour nous. En plus de développer le site Web, 5Xperts a mis en place une solution Windows qui permettait de faire le pont et offrir une synchronisation en temps réel entre la base de données située sur le serveur Web et notre application interne.
Le projet a été un succès à plusieurs niveaux et toute notre équipe a gagné en productivité. Finis les catalogues papier : tout se trouve sur notre site Web et notre offre de produits est toujours à jour. Chaque client a accès à son prix spécifique en se connectant à son espace sécurisé et peut passer ses commandes au moment qui lui convient. Cette automatisation de nos procédés permet à nos clients et à notre équipe de gagner du temps, en plus de réduire considérablement le risque d’erreurs dans la prise de commande.
Merci à 5Xperts pour sa grande écoute et professionnalisme. »

Guy, directeur des opérations dans une entreprise de produits de ventilation

Amélioration de nos processus

« Notre entreprise traite beaucoup de commandes spéciales pour lesquelles le client doit nous soumettre un dessin de la pièce qu’il souhaite faire produire. Ce dessin devait suivre un long processus avant de se rendre à la chaine de production : design sur plasma, calcul des coûts, routing dans l’usine… ces étapes occasionnaient une tonne de papier et l’archivage devenait ingérable.
Une analyse complète de nos procédés par l’équipe de 5Xperts a permis de mettre en évidence le fait qu’une standardisation des étapes et la numérisation des documents s’imposaient. Un logiciel de gestion de la production, 100 % personnalisé à nos besoins spécifiques, a été développé. Les dessins sont maintenant numérisés dès leur arrivée et un dossier de production est créé dans le système.
Au fur et à mesure que le projet franchit des étapes dans le processus, son statut se modifie dans notre système de gestion et toute l’équipe peut suivre son évolution. Le processus est maintenant beaucoup plus facile à gérer, il permet de conserver un historique complet des projets sans accumuler des boites et des boites de papier. »

Peter, direction de production dans une entreprise de pièces d’ingénierie

Urgent besoin de moderniser nos processus

« Notre entreprise est composée d’agronomes dont le rôle est de faire des recommandations aux agriculteurs concernant le choix des engrais, herbicides et autres applications à faire pour améliorer les récoltes. La gestion de tout ce processus était faite à la main, par téléphone ou par courriel. Durant la période printanière, cette gestion était devenue trop lourde et nous devions trouver une solution adaptée.
Après quelques rencontres avec l’équipe de 5Xperts, nous avons convenu de mettre en place un site Web afin d’intégrer les actions de tous les intervenants et faciliter la fluidité du déroulement des différentes phases du processus. Les plans aériens des terres agricoles ont été intégrés au site Web ainsi que la liste des produits, des agriculteurs, et des sous-traitants. Une fois qu’une recommandation est créée dans le système, tout un processus de notifications, d’approbations et de confirmations d’arrosage effectuées se met en place automatiquement sur notre plateforme, facilitant grandement le déroulement de chaque consultation. »

Lyne, agronome dans une coopérative agricole

Système centralisé de feuilles de temps

« La gestion des feuilles de temps des employés se faisait de façon manuelle : d’abord en version papier, ensuite nous avions « modernisé » nos techniques en utilisant un chiffrier Excel. Nous avions un commis comptable qui se chargeait de faire l’entrée des données manuellement dans le système de payes. Non seulement nous devions améliorer notre démarche pour gagner en temps, mais il était nécessaire de centraliser nos données et réduire le risque d’erreurs.
5Xperts a pris le temps de comprendre notre situation, d’analyser nos systèmes informatiques en place et nous proposer la meilleure solution, dans le respect de nos budgets. Un site Web a donc été développé, permettant que chaque employé soit responsable d’entrer son temps et ses dépenses dans le système lui-même. Le tout est sécurisé, simple d’utilisation et surtout, hautement efficace pour notre petite entreprise. »

Jocelyn, propriétaire d’une entreprise de transformation alimentaire

Ne plus être dépendant d’une seule ressource

« En prévision du départ à la retraite du seul responsable d’un des systèmes clés de gestion de notre entreprise, il devenait urgent de voir l’impact de son départ. Devions-nous remplacer l’individu et transférer ses connaissances vers une nouvelle ressource? Ou était-ce mieux de revoir l’ensemble des systèmes et en profiter pour évoluer?
L’équipe de 5Xperts a analysé l’ensemble des systèmes de gestion de notre entreprise pour arriver à des recommandations. Il aura fallu quelques rencontres pour bien comprendre tous les enjeux spécifiques à notre type d’industrie. Le bilan de 5Xperts a permis de mettre en évidence l’ensemble des erreurs de nos pratiques et avancer des solutions pour y remédier. La mise en place des recommandations sera effectuée dans la prochaine année, nous sommes excités d’utiliser nos nouveaux outils de travail. »

Donald, vice-président logistique dans une entreprise du secteur de l’aviation